Skip to main content

​
Pendahuluan

Modul Rekrutmen & Onboarding membantu Anda mengelola seluruh siklus perekrutan dari posting lowongan hingga konversi karyawan baru.

​
Fitur Utama

📢 Posting Lowongan

Posting lowongan pekerjaan ke portal publik dan kelola aplikasi.

👥 Manajemen Pelamar

Track pelamar melalui pipeline: apply → screening → interview → offered.

🎯 Wawancara

Kelola jadwal dan hasil wawancara dengan evaluasi terstruktur.

📋 Onboarding

Checklist otomatis saat karyawan baru dikonversi dari pelamar.

​
Pipeline Rekrutmen

Pelamar melalui tahapan: 
APPLIED
  ↓
SCREENING (Review CV)
  ↓
INTERVIEW (Wawancara)
  ↓
OFFERED (Ditawari)
  ↓
ACCEPTED (Diterima)
  ↓
(Konversi ke HRIS Employee)

Atau:
REJECTED (Ditolak di tahap manapun)
WITHDRAWN (Pelamar mundur)

​
Langkah-Langkah

​
1. Posting Lowongan

  1. Buka Rekrutmen → Lowongan
  2. Klik Posting Lowongan Baru
  3. Isi:
    • Posisi: Guru Matematika, Admin, dll
    • Departemen: Pilih departemen
    • Deskripsi Pekerjaan: Job description lengkap
    • Kualifikasi: Syarat dan keahlian
    • Tanggal Posting: Hari ini
    • Tanggal Tutup: Kapan applying ditutup
    • Lokasi: Alamat kantor
  4. Publish
Lowongan akan terlihat di portal publik website sekolah.

​
2. Kelola Aplikasi

Lihat Aplikasi Masuk:
  1. Buka Rekrutmen → Pelamar
  2. Lihat daftar pelamar untuk setiap lowongan
  3. Status otomatis APPLIED saat apply
Update Status Pipeline:
  1. Klik pelamar untuk lihat detail
  2. Pergi ke tab Pipeline
  3. Klik tombol untuk update status:
    • Move to Screening - Lanjut ke screening
    • Move to Interview - Jadwalkan interview
    • Move to Offered - Buat offer letter
    • Reject - Tolak pelamar
    • Withdraw - Pelamar mundur
  4. Isi catatan jika ada
  5. Simpan

​
3. Kelola Wawancara

Jadwalkan Interview:
  1. Buka profil pelamar di status INTERVIEW
  2. Pergi ke tab Wawancara
  3. Klik Jadwalkan Wawancara
  4. Isi:
    • Tanggal & Waktu: Kapan interview
    • Interviewer: Siapa yang interview (dari HRIS)
    • Lokasi/Media: Offline atau online link
    • Catatan: Info tambahan untuk pelamar
  5. Simpan & notifikasi dikirim
Evaluasi Interview:
  1. Buka tab Wawancara setelah interview
  2. Klik Tambah Evaluasi
  3. Isi:
    • Evaluator: Nama yang evaluate
    • Skor: Rating kesan interview (1-5)
    • Feedback: Komentar detail
    • Rekomendasi: Lanjut atau tidak
  4. Simpan

​
4. Buat Offer Letter

Jika diterima:
  1. Buka profil pelamar
  2. Pergi ke tab Offer Letter
  3. Klik Buat Offer Letter
  4. Sistem generate dokumen dengan:
    • Posisi yang ditawarkan
    • Gaji/kompensasi
    • Tanggal mulai
    • Syarat dan kondisi
  5. Edit jika perlu
  6. Send ke pelamar via email
Pelamar dapat:
  • Download dokumen
  • Tanda tangan digital (opsional)
  • Accept atau Reject offer

​
5. Konversi ke Karyawan

Saat pelamar accept offer:
  1. Status berubah menjadi ACCEPTED
  2. Klik Konversi ke Karyawan
  3. Sistem otomatis:
    • Buat record di HRIS sebagai karyawan baru
    • Set person type: STAFF/TEACHER (sesuai posisi)
    • Set status kepegawaian: PROBATION (default)
    • Set tanggal mulai kerja
    • Link pelamar ke employee ID
    • Buat checklist onboarding
  4. Karyawan baru sudah terdaftar di HRIS

​
Dokumen Pelamar

​
Tipe Dokumen

Pelamar dapat upload:
  • CV (Curriculum Vitae)
  • Cover Letter
  • Ijazah/Pendidikan
  • Sertifikat/Lisensi
  • Dokumen lain

​
Kelola Dokumen

  1. Buka profil pelamar
  2. Pergi ke tab Dokumen
  3. Lihat semua dokumen yang di-upload
  4. Download jika perlu
  5. Dapat request dokumen tambahan via chat

​
Talent Pool

Untuk pelamar potensial tapi tidak lolos saat ini:
  1. Buka profil pelamar
  2. Klik Tambah ke Talent Pool
  3. Pelamar masuk ke daftar talent pool
  4. Nanti bisa di-reach untuk lowongan lain
Akses Talent Pool:
  • Buka Rekrutmen → Talent Pool
  • Lihat daftar calon potensial
  • Filter by posisi interest, skills, dll

​
Onboarding Checklist

Saat karyawan baru dikonversi:
  1. Sistem auto-buat checklist dengan item:
    • Setup email account
    • Setup user account
    • Berikan alat kerja
    • Orientasi kantor
    • Training
    • Pemberian akses sistem
    • Penandatanganan dokumen
    • Foto ID
    • dll
  2. Manager/HR dapat:
    • Assign task ke orang yang bertanggung jawab
    • Mark item sebagai done
    • Add custom checklist item
    • Track progress
  3. Buka Rekrutmen → Onboarding
    • Filter by employee baru
    • Lihat progress per employee
    • Ensure semua item completed

​
Laporan Rekrutmen

​
Statistik Rekrutmen

  • Total lowongan posted
  • Total aplikasi masuk
  • Conversion rate (applied → accepted)
  • Average time to hire
  • Top sources (dari mana pelamar apply)

​
Pipeline Report

  • Pelamar per tahap
  • Pelamar per lowongan
  • Status acceptance
  • Rejected reasons

​
Tips & Best Practices

  • ✅ Tulis job description yang jelas
  • ✅ Set deadline applying yang masuk akal
  • ✅ Review aplikasi cepat (max 1 minggu)
  • ✅ Schedule interview tepat waktu
  • ✅ Dokumentasi feedback interview
  • ✅ Complete onboarding sebelum hari pertama
  • ✅ Follow up dengan candidates yang rejected untuk future openings

​
Integrasi

Terintegrasi dengan:
  • HRIS - Konversi pelamar menjadi karyawan
  • Email - Notifikasi ke pelamar
  • Onboarding - Checklist otomatis

​
Troubleshooting

  • Pastikan lowongan sudah publish
  • Cek tanggal tidak sudah passed closing date
  • Refresh halaman publik
  • Pastikan pelamar status ACCEPTED
  • Pastikan HRIS access available
  • Cek sudah setup tipe person (TEACHER/STAFF)
  • Hubungi support jika error
  • Pastikan pelamar sudah converted ke employee
  • Checklist auto-generate saat konversi
  • Refresh halaman jika belum muncul
Related Pages: