HRIS - Manajemen SDM

​

Pendahuluan

​

Fitur Utama

​

Navigasi HRIS

​

Menu Utama HRIS

• Karyawan - Daftar dan kelola data karyawan
• Departemen - Struktur organisasi
• Posisi - Daftar posisi dan job title
• Keluarga - Data keluarga karyawan
• Dokumen - Kelola dokumen karyawan
• Riwayat Karir - Event karir dan promosi

​

Jenis Karyawan

​

Status Kepegawaian

​

Data Lengkap Karyawan

​

Informasi Dasar

• Nama lengkap & nama panggilan
• Email & nomor telepon
• Alamat lengkap
• Tanggal lahir & umur
• Jenis kelamin & foto

​

Informasi Pekerjaan

• Kode karyawan unique
• Jabatan/Position
• Departemen
• Tgl mulai bekerja
• Status kepegawaian
• Pendidikan terakhir

​

Data Pribadi

• Nomor identitas (KTP, Paspor)
• NPWP
• Agama
• Status pernikahan
• Nama pasangan

​

Kontak & Keluarga

• Kontak darurat
• Nomor telepon darurat
• Anggota keluarga
• Hubungan keluarga

​

Dokumen & Sertifikat

• Contrat/SK pengangkatan
• Sertifikat/ijazah
• BPJS Kesehatan
• BPJS Ketenagakerjaan
• Dokumen lainnya

​

Langkah-Langkah Penggunaan

​

1. Setup Struktur Organisasi

1. Buka HRIS → Departemen
2. Klik Tambah Departemen
3. Isi nama departemen
4. Pilih parent departemen (untuk sub-department)
5. Simpan

Sekolah
├── Akademik
│   ├── Guru Kelas
│   └── Guru Mata Pelajaran
├── Administrasi
│   ├── TU
│   └── Keuangan
└── Sarana & Prasarana
    └── Maintenance

1. Buka HRIS → Posisi
2. Klik Tambah Posisi
3. Isi nama posisi (misal: “Guru Matematika”)
4. Pilih departemen
5. Isi deskripsi (opsional)
6. Simpan

​

2. Tambah Karyawan

1. Buka HRIS → Karyawan
2. Klik Tambah Karyawan
3. Pilih tipe karyawan (Teacher, Staff, dll)
4. Isi informasi dasar: nama, email, telepon
5. Isi informasi pekerjaan: jabatan, departemen, tgl mulai
6. Isi informasi pribadi: KTP, NPWP, agama, status
7. Simpan

1. Siapkan file CSV dengan format:
   • Column 1: Nama
   • Column 2: Email
   • Column 3: Telepon
   • dst
2. Buka HRIS → Karyawan
3. Klik Import
4. Upload file CSV
5. Map kolom sesuai field Cekolah
6. Verifikasi dan import

​

3. Kelola Keluarga Karyawan

1. Buka profil karyawan
2. Pergi ke tab Keluarga
3. Klik Tambah Anggota Keluarga
4. Isi nama, hubungan, tanggal lahir
5. Simpan

• Pasangan (Suami/Istri)
• Anak
• Orang Tua
• Saudara
• Lainnya

​

4. Kelola Dokumen

1. Buka profil karyawan
2. Pergi ke tab Dokumen
3. Klik Unggah Dokumen
4. Pilih tipe dokumen:
   • KTP
   • NPWP
   • Kontrak/SK
   • Ijazah
   • Sertifikat
   • BPJS Kesehatan
   • BPJS Ketenagakerjaan
   • Lainnya
5. Upload file (PDF, JPG, PNG max 50MB)
6. Simpan

​

5. Track Riwayat Karir

1. Buka profil karyawan
2. Pergi ke tab Riwayat Karir
3. Klik Tambah Event
4. Pilih tipe event:
   • Hire (Pengangkatan)
   • Promotion (Promosi)
   • Demotion (Demosi)
   • Transfer (Perpindahan departemen)
   • Role Change (Perubahan posisi)
   • Status Change (Perubahan status)
   • Termination (Pengakhiran)
   • Reinstatement (Pengaktifan kembali)
5. Isi tanggal dan deskripsi
6. Simpan

​

6. Kelola Custom Field

1. Buka HRIS → Custom Field
2. Klik Tambah Field
3. Isi nama field
4. Pilih tipe field: Text, Number, Date, Select, Checkbox
5. Tentukan apakah wajib atau opsional
6. Simpan

​

Laporan & Analytics

​

Laporan Karyawan

• Daftar karyawan per departemen
• Daftar karyawan per jabatan
• Rekap status kepegawaian
• Statistik karyawan by age, gender, etc
• Daftar kontak darurat

​

Export Data

1. Buka halaman karyawan/departemen
2. Klik Export
3. Pilih format: CSV, PDF, Excel
4. Kustomisasi kolom (opsional)
5. Download

​

Permission & Akses

• Owner/Admin: Akses penuh ke semua fitur HRIS
• Other Members: Berdasarkan custom permission

• Admin harus memberikan permission dari settings
• Atau member hanya bisa lihat data diri sendiri

​

Tips & Best Practices

​

Organisasi

• ✅ Buat struktur departemen yang jelas
• ✅ Gunakan naming convention yang konsisten
• ✅ Update departemen saat reorganisasi
• ✅ Archive posisi yang sudah usang

​

Data Karyawan

• ✅ Input data lengkap di awal
• ✅ Update data saat ada perubahan
• ✅ Simpan dokumen penting di sistem
• ✅ Regular backup eksternal

​

Custom Field

• ✅ Tambah field sesuai kebutuhan saja
• ✅ Gunakan nama field yang jelas
• ✅ Jangan duplikat dengan field existing
• ✅ Document penggunaan custom field

​

Troubleshooting

​

Integrasi

• Kehadiran & Cuti - Untuk tracking attendance
• Rekrutmen - Konversi pelamar menjadi karyawan
• Jadwal - Assign guru ke jadwal mengajar
• Custom Domain - Untuk branding organisasi

​

Roadmap

​

✅ Tersedia (Q1 2026)

• Data karyawan lengkap
• Struktur organisasi
• Keluarga karyawan
• Dokumen management
• Riwayat karir
• Custom field

​

🚀 Segera (Q2 2026)

• Payroll integration
• Tax calculation
• Performance appraisal
• Training management

• Kehadiran & Cuti
• Rekrutmen
• Jadwal & Kurikulum